Ein Blog über Code, Hardware und Co

NAS, Server und Co, Allgemein

Dokumentenverwaltung auf einem Synology NAS

NAS, concept of data storage. 3D rendering isolated on white background

Oder: EcoDMS auf einem Synology NAS nutzen

Du hast dein NAS ohnehin 24/7 am Laufen und bist es Leid stundenlang in alten Ordnern nach alten, aber wichtigen Dokumenten zu suchen? Dann brauchst du eine digitale Dokumentenverwaltung – und die ist bequem und revisionssicher auf deinem Synology NAS realisierbar.

Was ist eine digitale Dokumentenverwaltung?

Eine Dokumentenverwaltung wird auch oft als DMS “Document Management System” bezeichnet.

Im Laufe der Zeit sammeln sich viele wichtige Dokumente in einem Haushalt – und erst Recht in einem Unternehmen an. Die effiziente Verwaltung dieser Dokumente ist essentiell für wirtschaftlichen Erfolg und den schlichten Überblick über Versicherungen, Verträge, Dokumente und Co.

Die Dokumente können in Papierform in Ordnern aufbewahrt werden. Dann nehmen sie jedoch viel Platz weg und sind vor allem mühsam zu durchsuchen.

Hier spielt eine digitale Dokumentenverwaltung ihre Vorteile aus: Die Archivierung benötigt nur wenig Platz, Daten können per Backup auch an einer anderen Lokalisierung gesichert werden und ein großer Vorteil: Es gibt eine Volltextsuche, die in den Dokumenten sucht und schnell alle gewünschten Dokumente findet.

Vorteile und Nachteile einer digitalen Dokumentenverwaltung

Anbei habe ich einmal kurz die meiner Meinung nach wichtigsten Vorteile und Nachteile einer Dokumentenverwaltung auf dem eigenen NAS gegenübergestellt.

VorteileNachteile
✅ Deine wichtigen Daten bleiben in deiner Hand❌ Abhängigkeit von einer Software
✅ Du kannst schnell nach Dokumenten suchen (Volltextsuche)❌ Backups sind ein MUSS
✅ Klassifizierungen sind einfacher als in Papierform möglich❌ Um Backups muss man sich anders als bei Clouddiensten selbst kümmern
✅ Akten und Dokumente können platzsparend aufbewahrt werden❌ Theoretische Gefahr der Kompromittierung
✅ Backups der Dokumente an verschiedenen Orten sind leicht möglich
✅ Rechteverwaltung und Multiuser: Mehrere Benutzer können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet werden und unterschiedliche Dokumente einsehen
✅ Sicherheit: Daten und Dokumente können verschlüsselt gespeichert werden und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden
✅ Verwendung auf mehreren Endgeräten möglich (Desktop/Mobil)
Tabelle 1: Vor- und Nachteile einer Dokumentenverwaltung auf dem eigenen NAS

Der Prozess: So wird die digitale Dokumentenverwaltung ablaufen

Im Prinzip liegt der Prozess auf der Hand: Ich will, dass alle meine Dokumente digital an einem Ort gespeichert, gesichert und verwaltet werden. Und ich will an einem Ort auf sie zugreifen.

Dafür werde ich alle meine analogen Dokumente digitalisieren, also einscannen oder abfotografieren. Zum Schluss werden alle digitalen Dokumente der Dokumentenverwaltung hinzugefügt, klassifiziert und auf meinem NAS gespeichert und als Backup an einen anderen Ort (Verschlüsselt) gesichert.

Bild 1: Beispielhafte/Schemahafte Darstellung: Digitalisierung analoger Dokumente.

Die Software ecoDMS

Für diesen Zweck der Einrichtung und Nutzung eines DMS (Document Management System) greife ich auf die Software ecoDMS zurück.

Es handelt sich dabei um eine Dokumentenverwaltungssoftware, die in Deutschland entwickelt wird und im Vergleich zu vielen Konkurrenzprodukten einen angenehm günstigen Preis hat – für Privatnutzer ist die Software sogar kostenfrei nutzbar.

Ein weiterer großer Pluspunkt ist das einfache und plattformunabhängige Setup als Docker-Container. Damit lässt sich ecoDMS problemlos auf dem heimischen NAS ausführen.

Welches Synology NAS eignet sich für die Dokumentenverwaltung/EcoDMS?

Oder: Voraussetzungen für eine digitale Dokumentenverwaltung

EcoDMS ist eigentlich relativ genügsam, was die Ressourcen angeht, es sollte trotzdem ausreichend RAM verfügbar sein (2GB haben sich bewährt).

Viel wichtiger ist, dass wir ecoDMS nur auf Synology NAS installieren können, auf denen auch das Docker-Paket nutzbar ist!

Das bedeutet aktuell (Stand 2021): Alle Synology NAS ab der plus-Serie mit x86 CPU können genutzt werden.

Kurz und Knapp: Die Systemvoraussetzungen:

  • NAS mit >2GB RAM
  • Installiertes Docker-Paket

EcoDMS via Docker auf einem Synology NAS installieren

OK, jetzt gehts los! Wir installieren EcoDMS auf unserem Synology NAS. Voraussetzung dafür ist, dass wir Zugriff auf die DSM-Oberfläche des NAS haben und Das Docker-Paket installiert ist.

1.) Ordnerstruktur anlegen

Auch wenn EcoDMS als Docker-Container läuft, muss es natürlich die Dokumente und Daten irgendwo persistent ablegen.
Dafür müssen wir folgende Verzeichnisstruktur einrichten.

-> Ein Verzeichnis für die Daten. Ich erstelle es im gemeinsamen Ordner “docker” und nenne es “EcoDMS-Daten”
-> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Backup”
-> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Restore”
-> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Scaninput”

Tipp: Der Admin-User muss Lese- und Schreibrechte auf den Verzeichnissen haben.

2) Docker installieren

Falls nicht bereits geschehen, schnell das Docker-Paket aus dem Paketzentrum auf deinem Synology-NAS installieren 😉

3) Containerimage herunterladen

Wir öffnen nun das Docker-Paket und starten es. Wir klicken nun auf den Reiter “Registrierung” und suchen nach “ecodms”.
Dann wählen wir das Image “ecodms/ecodms” aus und laden es durch Doppelklick herunter (Wir wählen das Tag “latest” aus).

4) Container erstellen

Unter dem Reiter “Image” ist nun unser heruntergeladenes Image zu finden. Wir wählen es aus und klicken auf “starten”.
Nun müssen wir dem Container einen beliebigen Namen geben, z.B. “EcoDMS”

5) Porteinstellungen vornehmen

Um zu funktionieren, muss EcoDMS auf diversen Ports lauschen. Diese Ports müssen wir also in den Container mappen.
Dafür klicken wir beim Starten des Containers auf “Erweiterte Einstellungen” und wählen dann den Reiter “Port-Einstellungen” aus.
Hier sind schon erste Einträge vorbelegt.

Die lokalen Ports sind mit “Automatisch” belegt, diese sollten wir wie folgt ersetzen/eintragen:

Lokaler Port; Container Port; Typ
17001; 17001; TCP
17002; 17002; TCP
17003; 8080; TCP
17004; 8180; TCP

Laut Handbuch von EcoDMS haben die Ports folgenden Zweck:
17001: Für den Zugriff auf das DMS über den Connection Manager (Client)
17002: Für den Zugriff des DMS auf die Datenbank
8080: Weboberfläche
8180: API

6) Verzeichnisse in den Container Mounten

Dockercontainer speichern keine persistenten Daten, nach jedem Neustart haben sie wieder exakt den gleichen Zustand wie nach der Installation. Das wollen wir bei einem Dokumentenmanagementsystem natürlich nicht – unsere hochgeladenen Daten sollen natürlich persistent gespeichert werden.
Daher müssen wir nun die vorhin erstellten freigegebenen Ordner in den Container mounten. Das machen wir unter “Erweiterte Einstellungen” unter dem Reiter “Volume”.
Wir klicken dabei jeweils auf “Ordner hinzufügen” und mounten wie im Screenshot zu sehen.

7) Container starten

Et voila. Fertig!
Jetzt noch den erstellen Container starten und EcoDMS ist einsatzbereit.
Nach der Installation des Clients auf dem eigenen Endgerät kann man beginnen, das DMS zu nutzen und zu füllen.

Die Installation noch einmal im Video:

Backup und Restore

Oder auch: Der Umzug auf ein neues Endgerät

Ganz wichtig für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist natürlich das Erstellen von Backups und das Wiederherstellen.

Ein Backup der Daten eines EcoDMS-Container erstellen

Das ist eigentlich gar nicht schwer. Wir erstellen einfach eine leere Datei mit dem Namen “create” und laden sie über die Filestation in unser EcoDMS-Backup-Verzeichnis. EcoDMS beginnt nun automatisch ein Backup zu erstellen. Ist das Backup fertig, wird es im gleichen Verzeichnis abgelegt und die “create”-Datei wird vom System gelöscht.

Bild: So sieht dann ein erstelltes Backup aus.

Für die Erstellung des Backups muss der EcoDMS-Docker-Container logischerweise laufen.

Tipp: Du kannst auch über SSH/Terminal auf deiner Diskstation in das Verzeichnis navigieren und mittels “touch create” die entsprechende Datei erstellen.

Die Wiederherstellung eines Backup von EcoDMS

Wenn wir ein Backup (z.B. auf dem alten System) erstellt haben, können wir dieses auch leicht (z.B. auf dem neuen System) wieder einspielen.

Dafür laden wir über den Finder die Backupdatei in das Verzeichnis “EcoDMS_Restore”. Danach starten wir den EcoDMS-Docker-Container und benennen das hochgeladene File in “restore.zip” um.

Das System beginnt nun mit dem Einspielen des Backups. Dieser Prozess kann je nach Größe des Backups eine Weile dauern.
Wenn er abgeschlossen ist, wird die Datei vom System umbenannt in “restore-processed.zip”, wenn alles funktioniert hat, oder in “restore-failed.zip”, wenn es zu einem Fehler gekommen ist.

Wenn das Backup erfolgreich eingespielt wurde, kann man sich nun mit dem (neuen) EcoDMS-Server verbinden und das DMS nutzen.

Häufige Fragen rund um die Dokumentenverwaltung auf einem Synology NAS

Was kostet EcoDMS?

EcoDMS kostet 89€ pro gleichzeitiger Verbindung mit einem Updatezeitraum von 24 Monaten.
ABER: Für Privatanwender gibt es zunächst einen kostenlosen Testzeitraum von 30-Tagen. Wenn man nach den 30 Tagen keine Lizenz erwerben möchte, kann man EcoDMS trotzdem kostenlos weiter nutzen. Die Software wandelt sich dann in die sog. “Free4Three” (“Community Edition”) mit einem eingeschränkten Funktionsumfang – der für Privatanwender aber ausreicht.

  1. Avatar-Foto

    Bob

    Hallo,
    ich versuch es genauso einzurichten wie hier auf der Seite. Leider bekomme ich nur folgende Meldungen:
    No data dir mounted, please mount external dir to /srv/data
    Kein externes Datenverzeichnis verbunden, verbinden Sie ein Verzeichnis mit /srv/data
    Ich folge Punkt für Punkte den Anweisungen:
    Ich erstelle es im gemeinsamen Ordner “docker” und nenne es “EcoDMS-Daten”
    -> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Backup”
    -> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Restore”
    -> Einen gemeinsamen/freigegebener Ordner “EcoDMS_Scaninput”

    Tipp: Der Admin-User muss Lese- und Schreibrechte auf den Verzeichnissen haben. Leider ohne Erfolg! Was mache ich falsch?
    PS.: Ich habe installiert ecodms-allinone-18.091 auf Synology DSM 6.2.4-25556 Update 3

  2. Avatar-Foto

    Dirk

    Nach der Installation wird beim Aufruf der Webseite http://x.x.x.x:17003 eine http-Error Seite angezeigt:

    HTTP ERROR 404 Not Found
    URL: /
    STATUS: 404
    MESSAGE: Not Found
    SERVLET: –
    Powered by Jetty://9.4.45.v20220203

    Es wurden alle Schritte durchgeführt, wie in der Anleitung vorgegeben.

  3. Avatar-Foto

    Dirk

    Nachtrag:
    Zwischenzeitlich wurde der Fehler “http-Error 404” gelöst werden:

    Standardmäßig ist der Web-Zugriff nicht aktiv. Diser muss erst manuell aktiviert werden.
    Für die erste Anmeldung muss der Benutzername und Passwort “ecodms” verwendet werden. Diese Angaben sollten schleunigst nach der Erstanmeldung angepasst werden, insbesondere wenn der Zugriff öffentlich sein sollte.

Schreibe eine Antwort